Scrisorile de afaceri sunt un lucru obișnuit atunci când vine vorba de corespondența profesională. Indiferent de industria în care lucrați, veți avea nevoie de un șablon de scrisoare de afaceri aproape în fiecare zi.
O scrisoare de afaceri este un document formal care necesită acuratețe și un anumit stil. Este foarte important să respectați regulile stabilite pentru a face o impresie bună asupra destinatarului. Erorile gramaticale, formatarea neclară sau alte aspecte pot cauza probleme în comunicarea de afaceri.
În acest ghid, vă vom arăta cum să scrieți o scrisoare de afaceri și cum să o formatați corect.
Conținutul articolului
În primul rând, trebuie să cunoașteți structura unei scrisori de afaceri. De obicei, veți urma un format în blocuri, în care fiecare bloc are un scop specific.
De asemenea, se obișnuiește să se indice poziția în secțiunea destinatarului sau în secțiunea dumneavoastră. Dacă aveți de gând să tipăriți scrisoarea și să o trimiteți prin poștă, este mai bine să folosiți o semnătură scrisă de mână.
O scrisoare de afaceri îngrijită vă poate prezenta pe dumneavoastră și compania dumneavoastră în cea mai bună lumină posibilă. Ea poate face o impresie perfectă unui potențial client, partener sau furnizor. Dimpotrivă, o scrisoare de afaceri prost redactată va demonstra lipsa dvs. de profesionalism și angajament. De aceea, redactarea unei scrisori de afaceri este importantă, deoarece poate avea un impact semnificativ asupra comunicării dvs. profesionale.
Iată câteva dintre cele mai frecvente greșeli pe care trebuie să le evitați:
Un alt factor important care merită menționat este formatarea unei scrisori de afaceri. Deși poate exista o anumită relaxare în acest sens, de obicei este destul de strictă. Chiar dacă lucrați pentru o companie liberală, este posibil să scrieți unei companii conservatoare. Prin urmare, este mai bine să vă încadrați în principiile de bază.
Mai exact, există trei stiluri de aliniere a textului. În format bloc, tot textul este aliniat la stânga. În format bloc modificat, totul rămâne aliniat, cu excepția informațiilor dumneavoastră din partea de sus. Un semibloc este același lucru ca și un bloc modificat, dar fiecare linie de început a unui nou paragraf este indentată.
O scrisoare de afaceri eficientă nu ține doar de format, ci și de conținut. Modul în care vă adresați destinatarului și prezentați subiectul este crucial. Fie că scrieți o scrisoare de demisie, o propunere de afaceri sau o scrisoare de intenție, trebuie să folosiți un stil de comunicare profesional.
În ceea ce privește formatul e-mailului, primul lucru la care ar trebui să acordați atenție este linia de subiect. Acesta ar trebui să indice clar subiectul e-mailului. Nu-l faceți prea lung, acesta trebuie să se încadreze în linia de e-mail. Ar trebui să fie neutră și politicoasă. Linia de subiect poate fi simplă, cum ar fi “Scrisoare de demisie” sau “Invitație la o conferință”. Este scurt, clar și ocupă doar un rând.
În plus, o astfel de linie de subiect facilitează identificarea și găsirea e-mailului de către destinatar, în cazul în care acesta are de-a face cu o cantitate mare de corespondență zilnică.
Apoi, în partea de sus a e-mailului, ar trebui să includeți informațiile dumneavoastră – numele, titlul, compania, adresa expeditorului, data și numărul de contact. Nu uitați să folosiți formatarea cu spațiere simplă.
Salutul standard este “Stimate domnule” sau “Stimată doamnă”. Dacă nu sunteți sigur de modul în care se identifică destinatarul, nu vă puteți adresa acestuia cu “Stimate domnule”. Folosiți prenumele său – “Dragă Mykola Vasylenko”.
Cu toate acestea, dacă nu cunoașteți numele sau titlul, ar trebui să folosiți ceva mai puțin specific. De exemplu, “Pentru cei care vă interesează, Departamentul de marketing, Impression Limited Liability Company.
Când introduceți o salutare, puneți o virgulă după ea. Începeți corpul e-mailului cu un nou paragraf.
Următorul bloc în formatul unei scrisori de afaceri formale este corpul. Acesta poate fi împărțit în trei jumătăți de blocuri: introducerea, subiectul principal și concluzia. Fiecare semibloc începe cu un nou paragraf.
În paragraful introductiv, ar trebui să vă prezentați în mod oficial și să precizați motivul pentru care scrieți scrisoarea. Acest lucru este deosebit de important dacă aceasta este prima dumneavoastră scrisoare adresată companiei. Este șansa dvs. de a capta atenția destinatarului și de a vă face clare intențiile.
Următoarea jumătate de bloc a unei scrisori de afaceri este corpul. Aici, trebuie să dezvoltați subiectul menționat în primul paragraf. Dacă scrieți de la o companie la alta, precizați ce oferiți sau ce cereți. Furnizați toate detaliile necesare și obiectivele de afaceri. Evitați propozițiile confuze și tot ceea ce nu este direct legat de subiectul scrisorii.
Lungimea scrisorii depinde de subiect și de informațiile suplimentare de care aveți nevoie. Dar, în general, scrisorile standard au o lungime de până la o pagină și sunt scrise la un singur spațiu.
În ultimul paragraf al e-mailului dvs. trebuie să mulțumiți destinatarului pentru timpul și atenția acordată. Puteți mulțumi cititorului în avans dacă îi scrieți pentru a cere ajutor sau o favoare. Este un lucru politicos și un exemplu excelent de comunicare eficientă.
De asemenea, este o idee bună să cereți persoanei să vă contacteze cât mai curând posibil dacă doriți să primiți vești de la ea.
Ultima secțiune a formatului de bloc conține salutul de încheiere, semnătura și numele dumneavoastră. De asemenea, puteți include logo-ul companiei dvs. la sfârșitul unui e-mail de afaceri.
În ceea ce privește salutul, alegerea cuvintelor depinde de linia de subiect și de relația dvs. cu cititorul. Iată câteva opțiuni bune atât pentru e-mailuri, cât și pentru e-mailuri tipărite:
Dacă nu aveți toate informațiile despre destinatar, cum ar fi numele acestuia, puteți folosi “Cu stimă”. Toate aceste patru opțiuni sunt foarte formale.
Dacă scrieți o a doua scrisoare sau o scrisoare mai specifică adresată unei anumite persoane, puteți folosi opțiuni mai puțin formale, cum ar fi “Cu stimă” sau “Cu mulțumiri”.
Și cele mai puțin potrivite opțiuni pentru scrisori oficiale mai prietenoase. Acestea includ:
După aceea, trebuie să vă puneți semnătura. Dacă este vorba de un e-mail, puteți crea o semnătură digitală.
Iată câteva sfaturi finale pe care trebuie să le urmați atunci când scrieți și formatați un e-mail de afaceri.
Mai multe anunțuri de angajare, mai puține interviuri irelevante
