Primirea unei prezentări prin e-mail poate fi neașteptată și surprinzătoare, mai ales dacă nu ați mai experimentat-o niciodată. Cu toate acestea, este important să știi cât de satisfăcător poate fi să răspunzi la o prezentare prin e-mail cu o etichetă adecvată. Nu este doar o șansă de a deschide ușa către noi perspective, ci și de a lăsa o impresie de durată pentru viitor.
De fapt, să știi cum să răspunzi la un e-mail introductiv este o abilitate valoroasă de relaționare. Dacă o faceți cu profesionalism, veți da tonul potrivit pentru comunicarea ulterioară. Dacă vrei să perfecționezi această abilitate, fă-te comod și continuă să citești articolul nostru!
Conținutul articolului
Un e-mail introductiv este o modalitate de a începe o comunicare menită să stabilească legături de afaceri sau profesionale de orice fel. Poate fi vorba despre vânzări, colaborare, achiziția de talente sau oportunități de carieră.
Avantajul acestei abordări este că funcționează pentru ambele părți, atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Companiile pot contacta potențialii candidați sau parteneri, se pot prezenta și pot oferi informații detaliate despre oferta lor. Angajații își pot demonstra interesul pentru un post vacant, se pot prezenta pe ei înșiși și experiența lor la un nivel înalt.
În primul rând, este vorba despre etichetă. Atunci când cineva ni se adresează în viața reală, este puțin probabil să rămânem tăcuți sau să ignorăm cealaltă persoană. Diferența dintre principiile de comunicare online și offline nu este atât de mare, deși nu este evidentă pentru toată lumea. Indiferent dacă sunteți interesat de ofertă, vă recomandăm să trimiteți o scrisoare de răspuns. Chiar dacă este vorba doar de câteva rânduri, aceasta va ajuta la crearea unei impresii bune prin:
Amintește-ți că, chiar dacă în prezent informația nu are legătură cu tine, aceasta poate fi foarte utilă mai târziu.
Iată că am ajuns la partea practică. Având în vedere beneficiile pozitive ale răspunsului la un e-mail introductiv, să examinăm câteva exemple și sfaturi despre cum să redactăm o scrisoare de răspuns profesională.
Este important să rețineți că fiecare scrisoare de afaceri are o anumită structură. În plus față de faptul că respectarea principiilor unei corespondențe de afaceri corecte creează o impresie profesională, ea are și un fundament psihologic. Prin organizarea și structurarea e-mailului dvs. electronic, veți ușura semnificativ sarcina cititorului. Acesta este mai probabil să citească întregul mesaj și să asimileze informațiile mai bine și mai rapid, în comparație cu citirea unui text slab structurat. Acest lucru poate garanta în mare măsură că destinatarul va răspunde mai rapid și mai entuziast.
Prima parte a unui e-mail bine organizat este întotdeauna introducerea. Ce anume ar trebui să includeți în ea?
Iată un exemplu pe care îl puteți folosi pentru a vă ajuta să vă scrieți introducerea:
Subiect: Vă mulțumim pentru scrisoarea dumneavoastră de prezentare
Stimată doamnă Dumitrescu,
Vă mulțumim pentru că ne-ați contactat!
M-am bucurat foarte mult să aflu de la dvs. despre postul de Content Developer care este disponibil în prezent la GinnyTech! De asemenea, apreciez faptul că sunteți interesată de candidatura mea.
Dacă sunteți interesat de o ofertă, nu vă lăsați descurajat de un răspuns neprofesionist. Este posibil ca unele scrisori de prezentare să nu conțină detalii, așa că nu ezitați să solicitați orice informații suplimentare care vă vor ajuta să vă decideți asupra pașilor următori. Iată câteva idei pe care să le luați în considerare atunci când vă scrieți scrisoarea de răspuns.
Cel mai bun mod de a vă demonstra interesul real este să solicitați mai multe informații despre subiect. Dacă este vorba de o scrisoare introductivă despre o oportunitate de angajare, este posibil să doriți să aflați mai multe despre responsabilități. Dacă este vorba despre o oportunitate de parteneriat, s-ar putea să fiți interesat de nuanțele cooperării. Dacă este o scrisoare de la o echipă de vânzări, s-ar putea să doriți să aflați mai multe despre produsele sau serviciile pe care le oferă. Sau poate doriți doar să știți unde puteți afla mai multe despre expeditor și despre compania acestuia. Puneți întrebări suplimentare despre orice ar putea face procesul de luare a deciziilor mai rapid și mai ușor pentru ambele părți.
În cazul în care e-mailul dvs. are ca scop crearea unei rețele, furnizarea de informații suplimentare despre dvs. poate fi, de asemenea, utilă. De exemplu, imaginați-vă că dumneavoastră sau compania dumneavoastră ați fost prezentat sau recomandat cuiva. Iar acum ați primit un e-mail de la un potențial client, ceea ce reprezintă o șansă de a stabili noi conexiuni profesionale. Indiferent dacă acesta este familiarizat cu detaliile sau nu, merită întotdeauna să luați inițiativa și să oferiți din nou toate informațiile necesare înainte ca el să vă ceară acest lucru. Este posibil ca expeditorul să nu știe întotdeauna totul foarte bine, dar îi veți demonstra respectul și preocuparea dumneavoastră pentru el ca potențial client sau partener.
Aceasta este o altă regulă a e-mailurilor bine scrise – acestea trebuie să fie concise, dar informative. Fiți prietenos, dar nu depășiți limita prin a fi cavaler sau a deveni prea personal. Nu doriți să irosiți timpul celeilalte persoane cu informații irelevante. De exemplu, dacă sunteți întrebat despre un interviu online, nu spuneți că aveți o programare la dentist în acea zi și că, prin urmare, nu puteți participa la interviu. Sugerați doar o altă zi sau oră.
De asemenea, nu uitați că acesta este un e-mail de afaceri. Trebuie să păstrați un ton profesional pe tot parcursul răspunsului. Evitați laudele sau complimentele excesive. Să vă arătați aprecierea și să folosiți cuvinte amabile este o idee excelentă, dar a fi excesiv de măgulitor este în mod clar nepotrivit.
Pentru a stabili un nou contact, trebuie să încurajați expeditorul să păstreze legătura. Chiar dacă oferta nu este relevantă pentru dumneavoastră acum, ar putea deveni relevantă în viitor. Sau viceversa, cealaltă parte ar putea avea nevoie de serviciile sau ajutorul dumneavoastră la un moment dat. Acesta este, fără îndoială, un scenariu avantajos pentru ambele părți. Pentru a vă demonstra dorința de a rămâne în contact, puteți lua în considerare următoarele abordări.
Dacă propunerea vi se pare rezonabilă, nu ezitați să discutați despre următorii pași. Împărtășiți-vă ideile pentru o potențială colaborare – obiectivele comune vor construi cu siguranță legături puternice și vor crea oportunități de succes reciproc. Noile oportunități de marketing și publicitate vor fi, de asemenea, utile. Fiecare afacere are propriul public, așa că puteți încerca promovarea încrucișată și, ca urmare, să vă extindeți reciproc raza de acțiune. Dacă este vorba despre o oportunitate de angajare, cereți mai multe informații despre rol și anunțați când sunteți disponibil pentru un interviu.
Expresia “Ne pare rău, oferta nu este relevantă în acest moment, dar să păstrăm legătura!” poate suna ciudat, deoarece nu oferă nicio claritate. Un răspuns mai specific poate salva situația și îi poate da expeditorului sentimentul că sunteți cu adevărat interesat de o potențială cooperare. Precizați un interval de timp mai specific, de exemplu: “Oferta dvs. poate deveni relevantă peste o lună. Vă rog să lăsați numărul de telefon și vă voi suna când voi cunoaște toate detaliile”. Precizați mijloacele de comunicare și momentul în care expeditorul poate aștepta un răspuns, astfel încât răspunsul dumneavoastră să nu pară o promisiune vagă.
Indiferent de faptul că în ultimii ani metodele de networking pe internet s-au îmbunătățit, întâlnirile față în față rămân în mod constant o modalitate mai eficientă de a stabili conexiuni semnificative cu oameni noi. De exemplu, studiile au demonstrat că strângerea de mână contribuie la creșterea comportamentului cooperativ și favorizează o mai mare deschidere în timpul negocierilor. Ambii acești factori au avut un impact extrem de benefic asupra realizării unor rezultate comune de succes și încheierii acordurilor. În plus, participând împreună la evenimente și schimbând experiență, construiți o conexiune mai puternică unul cu celălalt. Participarea la conferințe, seminarii sau expoziții este ideală pentru această misiune, deoarece oferă și oportunități educaționale într-un domeniu comun.
Se spune că e mai bine să vezi o dată decât să auzi de sute de ori, așa că iată două exemple de scrisori de răspuns pe care le puteți utiliza ca șabloane pentru propriile dvs. răspunsuri. Fiți atenți la scop și detalii și nu uitați să citiți textul de mai multe ori. Puteți utiliza, de asemenea, numeroasele programe cu inteligență artificială de pe internet pentru a verifica ortografia și gramatica – în niciun caz, corespondența noastră de afaceri nu trebuie să fie necorespunzătoare gramatical. Aceasta devine imediat un semnal de alarmă.
Subiect: Vă mulțumim pentru scrisoarea de prezentare
Stimată doamnă Iulia Antonescu
Mă bucur foarte mult să aflu că firma noastră, GinnyTech, v-a atras atenția și v-a inspirat să ne contactați. De asemenea, apreciez eforturile și timpul pe care l-ați dedicat pregătirii prezentării introductive despre compania dumneavoastră, Newation Industries.
Cred că această cooperare poate fi benefică pentru amândoi. Prin urmare, voi fi bucuros să discutăm cât mai curând posibil despre posibilitățile parteneriatului nostru.
Ce-ar fi să organizăm un apel online în următoarele săptămâni? Vă rog să mă anunțați când vă convine.
Vă mulțumesc foarte mult,
Alexandru Dumitrescu
mobil: (407)-202-1100
birou: (402)-550-0050
e-mail: chupyra@ginnytech.com
Subiect: Răspuns la scrisoarea dumneavoastră de prezentare
Stimate domnule Victor,
Vă mulțumim că ne-ați contactat!
M-am bucurat foarte mult să aflu de la dumneavoastră despre postul de dezvoltator de conținut care este deschis în prezent la GinnyTech! Apreciez, de asemenea, faptul că sunteți interesat de candidatura mea. Sunt foarte inspirat de activitatea pe care o desfășoară compania dvs. și mi-ar plăcea să mă alătur echipei.
Aș fi bucuros să începem procesul de interviu când vă convine. Sunt gata să răspund la orice întrebare pe care o aveți pentru mine și să discutăm despre următorii pași ai colaborării noastre.
Aștept cu nerăbdare să primesc vești de la dumneavoastră!
Cele mai bune salutări,
Ioan Andronache
mobil: (407) 518-7654
e-mail: sova@gmail.com
Nu ar trebui să luați niciodată cu ușurință relaționarea cu alți profesioniști, deoarece este una dintre cele mai eficiente modalități de a vă consolida poziția în afaceri. O scrisoare de prezentare face parte din procesul de relaționare, așa că este important să puteți răspunde la ea în mod profesionist. Principalele principii includ concizia, informativitatea și respectul față de expeditor. Cu ajutorul sfaturilor din acest articol, vă puteți îmbunătăți abilitățile de scriere și vă puteți stabili ca un participant demn în comunicarea de afaceri.
Mai multe anunțuri de angajare, mai puține interviuri irelevante
