Asistent Administrativ MF

Descrierea Postului:

Angajam asistent administrativ IT extrem de organizat si proactiv pentru a sprijini departamentul IT si pentru a colabora strans cu managerul general IT. Rolul include gestionarea activitatilor administrative monitorizarea comunicatiilor si a agendei si asigurarea functionarii fluente a operatiunilor IT. Acest rol este esential pentru mentinerea unui mediu de lucru optim si pentru facilitarea comunicarii eficiente in echipa IT.

Locatie: biroul Klass Wagen Rent a car din vecinatatea Aeroportului Otopeni.

Program: LuniVineri 09:0017:00 (On site/Hybrid).

Ce oferim:

• Salariu in valoare de 5.000 RON NET 400 RON bonuri masa;
• Beneficii suplimentare ce vor fi discutate si personalizate in functie de nevoile candidatului selectat pentru angajare;
• Oportunitati de dezvoltare profesionala ce includ acces la programe de formare continua si posibilitati de avansare in cadrul companiei;
• Mediu de lucru dinamic si suportiv lucru intro echipa colaborativa intrun mediu prietenos si stimulativ.

Responsabilitati:

Gestionarea comunicatiilor si agendei

• Monitorizarea emailurilor si mesajelor verificarea si gestionarea zilnica a emailurilor si mesajelor de pe platforme precum Teams Asana Jira pentru a asigura ca toate cererile sunt tratate prompt. Prioritizarea si filtrarea mesajelor pentru a evidentia urgentele;
• Organizarea agendei planificarea si reprogramarea intalnirilor managerului IT asigurandute ca nu sunt conflicte si ca toate intalnirile importante sunt programate si confirmate;
• Gestionarea sarcinilor urmarirea si actualizarea sarcinilor atribuite managerului IT si echipei asigurandute ca deadlinesurile sunt respectate si ca toate proiectele sunt in grafic.

Proactivitate si suport

• Atragerea atentia asupra problemelor identificarea si semnalarea problemelor organizatorice sau sarcinilor nefinalizate catre managerul IT cu propuneri de solutii daca este cazul;
• Monitorizarea pontajelorverificarea zilnica a pontajelor echipei pentru a evalua incarcarea fiecarui membru si pentru a putea anticipa necesitati de resurse suplimentare;
• Gestionarea cererilor de concedii: Verificarea cererilor de concedii si integrarea acestora in planificarea echipei asigurandute ca absentele sunt acoperite eficient.

Preluarea si gestionarea mesajelor

• Intalniri pe Teams participarea la intalniri pe Teams pentru a prelua mesajele si cererile asigurandute ca sunt documentate si redirectionate catre persoanele responsabile;
• Platforme de management al proiectelor monitorizarea si actualizarea taskurilor pe Asana si Jira asigurandute ca toate sarcinile sunt bine documentate si urmarite.

Monitorizarea moralului echipei:

• Evaluarea starii echipei observarea si raportarea semnelor de moral scazut sau probleme de echipa catre managerul IT. Realizarea de sondaje informale sau discutii periodice pentru a evalua starea de bine a echipe.
  

Gestionarea documentelor si rapoartelor IT

• Arhivarea documentelor organizarea arhivarea si actualizarea documentelor tehnice si procedurale asigurandute ca sunt accesibile si actualizate;
• Rapoarte de progres crearea rapoartelor de progres pentru proiectele IT inclusiv colectarea si sintetizarea datelor relevante pentru a ajuta la luarea deciziilor strategice.

Coordonarea activitatilor administrative IT

• Achizitii de echipamente gestionarea procesului de achizitie pentru echipamente IT inclusiv plasarea comenzilor urmarirea livrarilor si coordonarea instalarii.
  
• Monitorizarea inventarului urmarirea stocurilor de echipamente IT asigurandute ca sunt suficiente resurse disponibile pentru operatiunile curente;
• Costuri si facturi: Verificarea si gestionarea facturilor pentru servicii si produse IT urmarirea cheltuielilor si raportarea acestora pentru a se asigura conformitatea bugetului.

Gestionarea corespondentei si curierilor

• Preluarea si expedierea corespondentei: Gestionarea corespondentei intrate si iesite inclusiv curierii si pachetele. Asigurarea ca documentele si echipamentele sunt procesate corespunzator si expediate la destinatia corecta;
• Organizarea curierilor: Coordonarea cu firmele de curierat pentru livrari si ridicari urmarirea statusului coletelor si asigurarea livrarii in timp util a documentelor si echipamentelor importante.

Abilitati organizationale

• Abilitati excelente de organizare si gestionare a timpului cu capacitatea de a prioritiza sarcinile intrun mediu dinamic.
• Experienta in gestionarea agendei programarea intalnirilor si coordonarea activitatilor administrative complexe.
• Aptitudinea de a mentine ordinea in documente si de a asigura actualizarea si accesibilitatea acestora.

Cunostinte IT si software

• Familiaritate cu Microsoft Office (Word Excel PowerPoint) si Google Workspace (Docs Sheets Slides) cu abilitati avansate de utilizare.
• Cunostinte de baza in IT inclusiv intretinerea echipamentelor si suport tehnic de nivel de baza.
• Experienta in utilizarea platformelor de management al proiectelor (Jira Asana) pentru urmarirea sarcinilor si proiectelor este un avantaj.

Abilitati de comunicare

• Abilitati excelente de comunicare verbala si scrisa capabil sa interactioneze eficient cu membrii echipei colegii si clientii.
  
• Capacitatea de a redacta mesaje si documente clare si concise inclusiv rapoarte si documentatii tehnice.
  Aptitudinea de a asculta activ si de a interpreta corect informatiile pentru a lua masuri adecvate.

Abilitatea de a lucra independent si in echipa

• Capacitatea de a lucra autonom de a lua initiative si de a rezolva problemele in mod proactiv.
• Abilitatea de a colabora eficient cu membrii echipei si cu alte departamente mentinand un flux de comunicare eficient.
• Competente in gestionarea relatiilor interumane si in crearea unui mediu de lucru armonios si productiv.

Aptitudini analitice

• Abilitatea de a analiza si sintetiza informatii pentru a sprijini luarea deciziilor si planificarea strategica.
• Experienta in analiza datelor de performanta si in crearea de rapoarte detaliate pentru management.

Atentie la detalii

• Capacitatea de a observa si de a corecta erorile asigurandute ca toate aspectele administrative sunt corecte si complete.
• Aptitudinea de a gestiona detalii complexe si de a mentine standarde ridicate de precizie si acuratete in toate sarcinile.

Flexibilitate si adaptabilitate

• Disponibilitatea de a se adapta la schimbari si de a gestiona situatii neprevazute cu calm si eficienta.
• Capacitatea de a lucra sub presiune si de a respecta termenele limita intrun mediu de lucru dinamic.

Cerinte:

Exp erienta anterioara

• Experienta relevanta in roluri administrative in domeniul IT este un avantaj.
• Experienta in utilizarea platformelor de management al proiectelor (Jira Asana) este apreciata.Abilitati excelente de organizare si gestionare a timpului cu capacitatea de a prioritiza sarcinile intrun mediu dinamic;

Abilitati organizationale

• Experienta in gestionarea agendei programarea intalnirilor si coordonarea activitatilor administrative complexe;
• Aptitudinea de a mentine ordinea in documente si de a asigura actualizarea si accesibilitatea acestora.

Cunostinte IT si software

• Familiaritate cu Microsoft Office (Word Excel PowerPoint) si Google Workspace (Docs Sheets Slides) cu abilitati avansate de utilizare;
• Cunostinte de baza in IT inclusiv intretinerea echipamentelor si suport tehnic de nivel de baza;
• Experienta in utilizarea platformelor de management al proiectelor (Jira Asana) pentru urmarirea sarcinilor si proiectelor este un avantaj.

Abilitati de comunicare

• Abilitati excelente de comunicare verbala si scrisa capabil sa interactioneze eficient cu membrii echipei colegii si clientii;
• Capacitatea de a redacta mesaje si documente clare si concise inclusiv rapoarte si documentatii tehnice;
• Aptitudinea de a asculta activ si de a interpreta corect informatiile pentru a lua masuri adecvate.

Abilitatea de a lucra independent si in echipa

• Capacitatea de a lucra autonom de a lua initiative si de a rezolva problemele in mod proactiv;
• Abilitatea de a colabora eficient cu membrii echipei si cu alte departamente mentinand un flux de comunicare eficient;
• Competente in gestionarea relatiilor interumane si in crearea unui mediu de lucru armonios si productiv.

Aptitudini analitice

• Abilitatea de a analiza si sintetiza informatii pentru a sprijini luarea deciziilor si planificarea strategica;
• Experienta in analiza datelor de performanta si in crearea de rapoarte detaliate pentru management.

Atentie la detalii

• Capacitatea de a observa si de a corecta erorile asigurandute ca toate aspectele administrative sunt corecte si complete;

• Aptitudinea de a gestiona detalii complexe si de a mentine standarde ridicate de precizie si acuratete in toate sarcinile.

Flexibilitate si adaptabilitate

• Disponibilitatea de a se adapta la schimbari si de a gestiona situatii neprevazute cu calm si eficienta;
• Capacitatea de a lucra sub presiune si de a respecta termenele limita intrun mediu de lucru dinamic.